Ringkasan Materi E-Business Pertemuan 10

 

Pertemuan 10

Enterprise Resource Planning (ERP)

Deskripsi:

Membahas Enterprise Resource Planning (ERP) dan menganalisa perusahaan yang termasuk menggunakan ERP.

Tujuan Pembelajaran:

    Setelah melakukan bagian ini mahasiswa mampu:

1. Menjelaskan Definisi dan Konsep ERP
2. Menjelaskan ERP dalam klasifikasi sistem informasi
3. Menjelaskan Kekuatan ERP Integrated
4. Menganalisa Key Success Factor 
5. Menjelaskan Pendekatan Implementasi ERP 
6. Menjelaskan Keuntungan dan kelemahan implementasi ERP 
7. Menjelaskan Persepsi IT 

A. Definisi ERP

    ERP singkatan dari 3 elemen kata yaitu, Enterprise (perusahaan/organisasi), Resource (sumber daya), Planning (perencanaan), 3 kata ini mencerminkan sebuah konsep yang berujung kepada kata kerja, yaitu “planning” yang berarti bahwa ERP menekankan kepada aspek perencanaan.

    ERP adalah sebuah system informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. Sistem ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular. ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu system ystemr yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan. Sistem ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular 

   Definisi umum dari ERP adalah suatu konsep untuk melakukan perencanaan dan pengeloaan sumber daya perusahaan, yakni dalam bentuk paket aplikasi program integrasi dan multi modul yang dibuat untuk melayani dan mendukung berbagai fungsi dalam perusahaan, menjadikan pekerjaan menjadi lebih efisien dan bisa memberikan pelayanan lebih untuk konsumen, yang di akhir bisa mendapatkan nilai tambah dan memberikan laba maksimal untuk seluruh pihak yang memiliki kepentingan atau perusahaan.

    Syarat terpenting dari system ERP adalah Integrasi. Integrasi yang dimaksud adalah menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi. Database yang ada dapat mengijinkan setiap departemen dalam perusahaan untuk menyimpan dan mengambil informasi secara real-time. Informasi tersebut harus dapat dipercaya, dapat diakses dan mudah disebarluaskan. Rancangan perangkat lunak modular harus berarti bahwa sebuah bisnis dapat memilih modul-modul yang diperlukan, dikombinasikan dan disesuaikan dari vendor yang berbeda, dan dapat menambahkan modul baru untuk meningkatkan unjuk kerja bisnis.

B. Konsep ERP

    Menurut OLS (2004) konsep dasar dari ERP adalah sebagai berikut: 

1. ERP tersusun atas paket software komersial yang bisa dijadikan jaminan integrasi yang mulus terhadap semua aliran informasi di perusahaan, mencakup keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, rantai pasok, dan informasi konsumen (Davenport, 1998) 
2. Sistem ERP merupakan paket sistem informasi yang bisa dikonfigurasikan, yang mengintegrasikan informasi dan proses yang memiliki basis informasi didalam, dan melintas area fungsional dalam suatu organisasi (Kumar dan Van Hillsgerberg, 2000) 
3. Satu basis data, satu aplikasi dan satu kesatuan antar muka disemua enterprise (Tadjer, 1998)

    Konsep Dasar ERP bisa dilihat dari gambar berikut:

C. Tujuan Dan Peranannya Dalam Organisasi

   Tujuan system ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan. ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan untuk:

1. Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis
2. Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise
3. Menghasilkan informasi yang real-time 
4. Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan

D. ERP dalam Klasifikasi Sistem Informasi

E. Kekuatan ERP Integrated

    Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik, jika didukung dengan seperangkat aplikasi dan didukung dengan seperangkat aplikasi dan infrastruktur komputerinfrastruktur komputer baik software dan hardware sehingga pengelolaan data dan informasi dapat dilakukan dengan mudah dan terintegrasi.

F. Evolusi Aplikasi ERP

1. Tahap I : Material Requirement Planning (MRP) 

    "Merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material"

2. Tahap II: Close-Loop MRP

    "Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu 

    penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika 

    diperlukan"

3. Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II) 

    "Merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu: 

     perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari

     kebutuhan yang diperlukan"

4. Tahap IV: Enterprise Resource Planning 

    "Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis 

    diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi

    dan juga perusahaan dengan dilakukan secara mudah"

5. Tahap V: Extended ERP (ERP II) 

    "Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun 2000, serta lebih konflek 

    dari ERP sebelumnya".   

                                            Gambaran EVOLUSI APLIKASI ERP

Modul-modul standar yang biasanya terintegrasi didalam suatu sistem ERP setidaknya minimal

1. Keuangan 

   Dalam menjalankan operasionalnya setiap lembaga memiliki beban biaya yang dikeluarkan untuk investasi aktiva tetap, sewa dan gedung. Dalam modul ini mendukung pekerjaan pengadaan, pemeliharaan, penjualan/penghapusan, penarikan hinggadepresiasi nilai aktiva 2. Logistik

   Modul logistik secara fungsional digunakan untuk memproses pengadaan, penjualan dan distribusi logistik yang digunakan oleh perusahaan

3. Sumber Daya Manusia 

    SDM merupakan asset terbesar perusahaan yang memerlukan pengelolaan yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan dan pemrosesan gaji. Yang dikelola dalam modul SDM yaitu; pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor, bonus/kompensasi, perekrutan hingga perencanaan kebutuhan tenaga kerja 

4. Business Process Support 

   Setiap perusahaan selalu terkait dengan masalah manajemen arus kerja dan solusi industri. Kedua hal tersebut digunakan sebagai kendali atas setiap unit fungsi yang ada didalam perusahaan.

5. Rantai Pasokan (SCM = supply chain management) 

    SCM adalah modul yang menjadi fokus yang mutakhir dalam pengembangan sistem ERP. Penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan Internet adalah solusi yang sangat efektif dalam penghematan biaya perusahaan 

6. Dukungan E-Commerce 

   Transaksi elektronik yang terintegrasi melalui media Internet adalah tren masa kini yang mendorong terjadinya proses bisnis komersial yang efektif. Dengan dukungan ecommerce yang baik maka produsen dapat langsung berhadapan dengan pengguna akhirnya yang berakibat pada pemotongan biaya yang cukup signifikan

Gambaran proses bisnis tipikal (yang disederhanakan) dari sebuah binis modern

G. Pendekatan Implementasi ERP

Ada tiga jenis pendekatan untuk melakukan implementasi ERP, yaitu: 

1. The Big Bang 

  Strategi penerapan seluruh modul dalam paket ERP secara simultan di seluruh perusahaan. 

Kelebihannya : 

• Hanya memerlukan sedikit interface antara sistem lama dan sistem baru 

• Hangat efisien dari segi waktu dan hasilnya optimal 

Kekurangannya : 

• Implementasi yang kompleks sehingga resiko kegagalan tinggi. 

2. Step by Step (Phased Approach) 

  Melakukan implementasi sedikit demi sedikit. Tahap selanjutnya berkonsentrasi mengimplementasikan modul yang terkait. Keseluruhan proses bisnis harus terlebih dahulu disiapkan. 

Kelebihannya :

• kompleksitas dapat dikurangi

• Memungkinkan terjadinya perbaikan proyek yang akan datang akibat konsultasi internal

• Ongkos tidak terlalu membebani

Kekurangan : 

• Waktu implementasi keseluruhan lebih panjang

• Manfaat ERP hanya dapat dirasakan sedikit demi sedikit akibatnya hasil tidak optimal 

3. Small Bang (Pilot Approach) 

    Pembuatan model implementasi pada salah satu site atau fungsi perusahaan sebagai pilot project dan diteruskan ke fungsi atau site yang terkait. 

Kelebihannya : 

• Biaya relatif rendah 
• Kompleksitas berkurang 

Kekurangannya : 

• Membutuhkan banyak customisasi akibat adanya operasi spesifik antar site.

Penggambaran Pendekatan Implementasi ERP

H. Key Success Factor :

I. Persepsi IT

J. Keuntungan dan kelemahan implementasi ERP

1.   Keuntungan implementasi ERP 

• Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi, produktifitas dan efisiensi yang tepat. 
• Rancangan Perekayasaan 
• Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment 
• Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks 
• Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian, penerimaan inventori, dan pembiayaan 
• Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan keuntungan pada level inti

     2.   Kelemahan implementasi ERP 

• Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP 
• Sistem ERP sangat mahal 
• Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif
• ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi 
• Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan
• Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data keuangan. Hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan sistem keamanan

K. Manfaat Menggunakan ERP

Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan:

 1. Integrasi data keuangan 

   Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik. 

 2. Standarisasi Proses Operasi 

   Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi meningkatkan produktivitas, penurunan inefesiensi dan peningkatan kualitas produk 

 3. Stadarisasi data dan informasi 

    Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yang berbeda-beda

L. Tips memilih ERP

Berikut adalah beberapa tips bagaimana cara memilih ERP yang sesuai bagi perusahaan: 

1. Knowledge & Experience 

    Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancer. Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup.

2. Selection Methodology 

    Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5- 6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP.

3. Analisa Business Strategy 

• Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customer
• Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai? 
• Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan?
• Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?
• Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?
• Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai.

4. Analisa people 

• Bagaiman komitment to management terhadapt usaha untuk implementasi erp 
• Siapa yang akan mengimplementasikan erp dan siapa yang akan menggunakanya
• Bagaimana komitment dari tim implementasi 
• Apa yang diharapkan para calon user terhadap erp 
• Adakah erp champion yang menghubungkan top management dengan tim 
• Adakah konsultan dari luar yang disiapkan untuk membantu proses persiapan
• Analisa infrastruktur
• Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)? 
• Seberapa besar budget untuk infrastruktur? j) Apa infrastruktur yang harus disiapkan? 

5. Analisa software

• Apakah software tsb cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan? 
• Apakah ada dukungan service dari supplier, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari? 
• Seberapa banyak waktu untuk implementasi yg tersedia? 
• Apakah software memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan?

Berikut adalah software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open source: 

     SAP 

     JDE

     BAAN 

     MFGPro 

     Protean 

     Compiere

     Adempiere